Важан део архивске струке чини рад на терену, са онима који стварају документацију која ће једног дана припасти архивима. Друштвене организације и пословни системи у свом свакодневном раду, осим документације која има оперативни значај у пословању, стварају и документацију која има културно-историјски или друштвени значај, сведочи о времену у ком се стварала или о професији којој припада.

Управо зато, ствараоци документације су у обавези да уз стручну помоћ службе надлежног архива предложе и усвоје Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања, општи акт који садржи попис свих категорија материјала насталог у раду ствараоца као и њихове рокове чувања. На основу Листе одабира се архивска грађа (категорија која има рок чувања трајно) и излучује безвредни материјал (категорија са оперативним роковима чувања) након истека рокова чувања. Уништавање документације мора се спроводити уз сагласност надлежног архива и донето решење о излучивању безвредног регистратурског материјала, у складу са прописима и Листом категорија.

Као једна од најважнијих мера заштите документације предвиђено је евидентирање регистратурског материјала у архивску књигу, која садржи хронолошки попис целокупног материјала насталог у раду регистратуре.

Документација се мора чувати у просторијама које испуњавају техничке услове за ту намену. Просторије архивског депоа треба да буду суве и светле, снабдевене металним полицама и противпожарним апаратима. Грађа у архивском депоу треба да буде потпуно заштићена од негативних фактора ризика као што су пожар, поплава, глодари, инсекти, прашина и др. како би се сачувала све до предаје надлежном архиву. У случају оштећења архивске грађе неопходно је без одлагања обавестити архив и предузети мере заштите.

Уколико имају било какву недоумицу у вези са наведеним, али и другим питањима која се односе на начин вођења канцеларијског и архивског пословања, представници друштвених организација и пословних система могу контактирати Службу за заштиту архивске грађе и регистратурског материјала у надлежном архиву.

Имајући у виду значај рада на едукацији по овом важном питању  Служба за заштиту архивске грађе и регистратурског материјала Државног архива Србије редовно организује семинаре и едукативне радионице на којима се запослени у регистратурама могу обучити за правилно вођење евиденција, архивирање и чување грађе и додатно информисати о осталим поступцима, свим новинама и променама у архивском пословању.